Concepto EDI

EDI

      En líneas generales, con el nombre de Intercambio Electrónico de Datos o EDI, nos referimos a cualquier proceso de intercambio de información que se realiza electrónicamente y sin necesidad de intervención humana.

      O bien, podemos decir que es el intercambio de datos en formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en unas determinadas transacciones comerciales. Con esta denominación, puede parecer difícil diferenciarle del correo electrónico (e-mail), pues en ambos procesos se ven implicados la transmisión de mensajes electrónicos entre sistemas informáticos. Pero el contenido y la estructura de estos mensajes no es la misma: los e-mails no deben ser procesados de ninguna manera por el sistema de recepción.

Generalidades

Los datos son un conjunto de hechos, es decir unidades individuales de información. Estos datos pueden ser:

• Numéricos: Dentro de estos tenemos, Reportes de ventas, cifras de los inventarios, notas en los exámenes, etc.

• No Numéricos: dentro de estos tenemos, Nombres y direcciones de los clientes, las fotografías, los dibujos, los mapas, etc.

El "procesamiento de datos" es el manejo de estos datos en una forma mas útil. Incluye operaciones por medio de una maquina (ordenador) o manualmente, como cálculos numéricos, clasificación y transmisión de datos de un lugar a otro, etc. Los sistemas de procesamiento de datos se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Sistema de procesamiento de datos por tarjetas perforadas. (1980 se utilizo en Estados Unidos).

• Sistema de procesamiento electrónico de datos (1940). Este a pasado por diversas etapas de desarrollo o generaciones y ha hecho obsoleto al sistema de procesamiento de datos por tarjetas perforadas. La "información" es definida como los datos ya procesados. 

Ciclos del Procesamiento de Datos

El procesamiento de datos tiene seis etapas:

• 1. ORIGEN

Consiste en recoger los datos iniciales. Un registro original de datos recibe el nombre de "documento fuente".

Ejemplo:

Pruebas calificadas de los estudiantes. Debe observarse que si se presenta alguna duda acerca de la nota final de un estudiante se puede regresar a los documentos originales (hojas de exámenes) y observar si se ha cometido algún error durante el procesamiento.

• 2. ENTRADA

Los datos iniciales de entrada se clasifican en forma conveniente para su procesamiento, dependiendo esto de la maquina que se emplee.

Por ejemplo: Cuando se usan dispositivos electromecánicos, los datos de entrada se perforan en tarjetas y en las computadoras electrónicas los datos se registran en discos o cintas.

• 3. PROCESAMIENTO.

Durante el proceso se ejecutarán las operaciones necesarias para convertir los datos en información significativa. Cuando la información esté completa se ejecutará la operación de salida, en la que se prepara un informe que servirá como base para tomar decisiones.

• 4. SALIDA.

Se recopila los resultados obtenidos en el proceso. La forma de los datos de salida depende del empleo que se les vaya a dar a estos.

Por ejemplo: Un resumen impreso de ventas para la gerencia o simplemente datos que se deben almacenar para procesamientos posteriores.

• 5. DISTRIBUCIÓN.

Los registros de los datos de salida se denominan "Documentos de informe o reporte".

Por ejemplo: Las hojas que se envían a registro técnico. Los documentos de información pueden llegar a ser documentos fuente para futuros procesamientos.

• 6. ALMACENAMIENTO.

Los resultados del proceso se almacenan para utilizarlos posteriormente como datos de entrada. Un conjunto unificado de datos en almacenamiento se denomina "archivo". "Una base de datos" es un conjunto estructurado de archivos.

Procesamiento Electrónico De Datos

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

     El proceso electrónico de datos (PED) representa el principal avance técnico logrado en el mundo de los negocios. Los sistemas PED pueden manejar un gran número de diversas tareas, desde procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisión producirían en todas las operaciones de una empresa. En la actualidad, el PED sé está aplicando audazmente a funciones de control de la función directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditoría y prestar mayores servicios a los clientes.

      Un sistema de PED consta de los siguientes elementos: 1. Un procesador electrónico de datos (la unidad central de procesamiento). 2. El equipo periférico asociado, formado por dispositivos de preparación de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento central ejecuta funciones de lógica, aritmética, almacenamiento de los datos durante el proceso, y control de los mismos. 3. Procedimientos para indicar que datos se necesitan y cuando, así como donde obtenerlos y en qué forma utilizarlos. 4. Rutinas de instrucción para el procesador. 5. Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones, proporcionar datos de entrada, utilizar informes, revisar resultados y supervisar la operación en su totalidad.

      La característica que distingue los sistemas de procesamiento electrónico de datos de cualquier otra técnica de procesamiento de datos es la capacidad de la computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrónicos. Las instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa.

PED (Procesamiento Electrónico de Datos)

     Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.

      El grado en que el PED se utiliza en un sistema también está relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando más funciones de negocios y contabilidad se realizan mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo es incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la computadora.

      El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de comisión de errores.

      El PED se refiere al procesamiento electrónico de datos, que forman parte de la organización de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o departamentos de la misma empresa.

      El procesamiento electrónico de datos ha producido un impacto muy significativo, mechos de los atributos de un sistema PED afectan la auditor y al trabajo que este desempeña.

      La concentración del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el auditor se familiarice con la planeación, la programación y la documentación necesaria de las actividades de PED.

      Desde épocas muy remotas el hombre procesa datos, es muy probable que el hombre primitivo empleara los dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la información posible en su memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios necesarios que permitieran resolver operaciones un poco más complicadas, tal es el caso de ábaco que fue una de los primeros.

¿Qué es el procesamiento electrónico de datos?

    

Al hablar de procesadores electrónicos, nos referimos a máquinas capaces de recibir información, procesarla y emitir resultados. Pero para ello, se debe combinar cierta cantidad de accesorios, que dirigidos por un sistema operativo o cerebro electrónico común, funcionan y desarrollan las actividades que el usuario desea realizar. El PED se refiere al proceso electrónico de datos, que forman parte de la organización de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o departamentos de la misma empresa.